Документальное оформление поступления и расходов материальных запасов.

Поступающие в организацию оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступает в бухгалтерия, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и другим договорным условия. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Оплаты за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными, безналичным расчетом, либо на бартерной основе.

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов,

в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщик, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запросов о розыске груза.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении или признаков, вызывающих сомнение груза он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи материалов составляется коммерческий акт

в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. В ее адрес направляется

претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция) и предложение возместить сумму убытков.

Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортная организация в течении трех месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своем решении. Если претензия отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двух месячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки ответа на претензионное письмо.

Для получения материалов со склада экспедитору выдают наряд и доверенность,

в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенность выписывается бухгалтеров или другим работником бухгалтерии. Доверенность заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение ТМЦ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Срок на который может быть выдана доверенность устанавливается как правило пятнадцать дней. Новая форма доверенности №М-2 удостоверена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а.

Принятые грузы, полученные материалы экспедиторы доставляют на склад предприятия и сдает заведующему склада, который проверяет соответствие количество и качество материала в данным счета поставщика.

Принятие кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами

типовая межотраслевая форма №М-4. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходования материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки материалов